Inventário em cartório passo a passo: do óbito à escritura registrada

O inventário em cartório segue uma sequência clara: levantar bens e herdeiros, verificar testamento, contratar advogado, calcular e pagar o ITCMD, reunir documentos, aprovar a minuta, assinar a escritura e registrar. Não há prazo mínimo, e com documentação em ordem o processo costuma ser bem mais curto que o judicial. O que determina o tempo é a preparação: a escritura em si pode ser assinada em um único ato, mas a coleta de certidões e a declaração do imposto levam mais tempo.

Visão geral das etapas

Etapa 1: levantar bens, dívidas e herdeiros

Comece listando tudo o que o falecido deixou: imóveis, veículos, contas, investimentos, participações em empresas, direitos autorais, créditos e valores a receber. Liste também dívidas, financiamentos e tributos em aberto. Registre quem são os herdeiros, o estado civil do falecido, o regime de bens e se existe companheiro. Saber o regime de bens é decisivo para separar a meação da herança, como mostra o guia de união estável, meação e inventário.

Etapa 2: verificar testamento

Consulte o Registro Central de Testamentos On-line, no site do Colégio Notarial do Brasil, para saber se há testamento. A certidão é pedida por quase todos os tabelionatos. Se houver testamento, o enquadramento muda: veja inventário com testamento.

Etapa 3: contratar advogado e confirmar a via

Converse com o advogado sobre o caso: consenso, herdeiros incapazes, testamento, dívidas, bens complexos. Ele confirma se a via extrajudicial é possível e ajuda a escolher o tabelionato. Peça proposta de honorários por escrito, como detalhado em honorários de advogado no inventário extrajudicial.

Etapa 4: declarar e pagar o ITCMD

Cada estado tem seu procedimento: normalmente uma declaração eletrônica no portal da Secretaria da Fazenda, com descrição de bens, valores, herdeiros e meação, seguida de homologação e emissão da guia. O pagamento precisa estar comprovado (ou a isenção reconhecida) para o tabelião lavrar a escritura. Veja o guia do ITCMD e o cuidado com prazos em prazo do inventário e multa do ITCMD.

Etapa 5: reunir documentos

Reúna documentos do falecido, dos herdeiros, dos imóveis, veículos e contas. Para a lista completa, veja documentos do inventário extrajudicial. Dica: peça a matrícula atualizada e as certidões de imposto perto da data da escritura, pois têm prazo curto.

Etapa 6: aprovar a minuta

O advogado redige a minuta da escritura com a descrição dos bens, a qualificação dos herdeiros, a declaração de partilha e o valor atribuído. O tabelionato revisa e pode exigir ajustes. Antes de assinar, leia com atenção:

1. Nomes, CPF e estado civil de todos.
2. Descrição de cada imóvel igual à matrícula.
3. Quinhão de cada herdeiro e se há torna ou compensação.
4. Responsabilidade por dívidas e despesas.
5. Valores atribuídos aos bens, compatíveis com a declaração do ITCMD.

Etapa 7: assinar a escritura

A escritura é lavrada pelo tabelião, lida às partes e assinada por todos, com o advogado. Pode ser presencial ou por videoconferência, via e-Notariado, conforme as normas do CNJ e a prática do cartório. Cada herdeiro pode ser representado por procurador. Peça pelo menos uma certidão ou traslado da escritura, que será usado no registro. Depois da assinatura, o documento serve como título para registro, transferência e levantamento de valores.

Etapa 8: registrar e transferir

1. Imóveis: protocole a escritura no registro de imóveis de cada matrícula, como em registro de imóveis após o inventário.
2. Veículos: transfira no Detran.
3. Contas: apresente a escritura ao banco para liberação ou transferência.
4. Empresas: altere o contrato social na Junta Comercial.
5. Imposto de Renda: cumpra as obrigações do espólio e dos herdeiros com a Receita Federal.
6. Prefeitura: atualize o cadastro do IPTU.

Quanto tempo leva

Não há prazo fixo. Em termos práticos, os fatores de tempo são: obtenção de certidões, homologação da declaração do ITCMD, agenda do tabelionato, concordância dos herdeiros sobre a minuta e registro. Um caso simples, com documentos organizados e herdeiros disponíveis, pode ser resolvido em poucas semanas, enquanto casos com pendências, bens em vários estados ou herdeiros no exterior levam mais. Trate qualquer estimativa de prazo como indicativa, e não como garantia.

Cuidados para não parar no meio

• Não assine nada sem ler a minuta.
• Não pague ITCMD sem confirmar valores e guia oficial com a Sefaz.
• Guarde comprovantes de todas as despesas.
• Registre acordos verbais entre herdeiros na escritura.
• Se surgir conflito, interrompa a escritura e converse com o advogado, pois seguir adiante com desacordo pode gerar problemas legais.

Perguntas frequentes

Posso fazer tudo à distância?

Em muitos casos sim, pelo e-Notariado, com videoconferência e assinatura digital. Algumas etapas, como o registro de imóveis, também podem ser protocoladas eletronicamente. Veja inventário online e e-Notariado.

O que vem primeiro: imposto ou escritura?

Em regra, o comprovante do ITCMD (ou isenção) é exigido antes da escritura, embora o procedimento exato dependa do estado e do cartório.

Preciso abrir conta do espólio?

Em geral não, a menos que haja movimentação financeira a administrar. A escritura serve para liberar saldos aos herdeiros.

O que acontece se um herdeiro não comparecer?

Ele pode outorgar procuração ou participar por videoconferência. Se ele se recusar a participar, o caminho extrajudicial pode ficar inviável.

Fontes oficiais

• Conselho Nacional de Justiça (CNJ) — Resolução nº 35/2007 e normas sobre atos notariais.
• Colégio Notarial do Brasil e e-Notariado — RCTO e atos eletrônicos.
• Receita Federal — obrigações do espólio e dos herdeiros.
• Planalto — Código de Processo Civil, art. 610.