Documentos para inventário extrajudicial: lista completa por tipo de bem

Os documentos do inventário extrajudicial se dividem em quatro grupos: os do falecido, os dos herdeiros e do cônjuge ou companheiro, os dos bens (imóveis, veículos, contas, empresas) e os fiscais (comprovantes de imposto e certidões). Cada tabelionato pode pedir itens adicionais, mas a lista abaixo cobre o que quase sempre é exigido. Reunir tudo antes de agendar a escritura é a forma mais eficaz de evitar retrabalho, idas e vindas e custos extras com certidões vencidas.

Documentos do falecido

• Certidão de óbito, em via original ou cópia autenticada.
• Documento de identidade e CPF, mesmo que a pessoa já tenha falecido, para qualificação na escritura.
• Certidão de casamento atualizada, com averbações, ou certidão de nascimento se solteiro. Em caso de divórcio, a certidão com a averbação.
• Pacto antenupcial, se houve, ou escritura de união estável, se existir.
• Certidão de inexistência ou existência de testamento, emitida pelo Registro Central de Testamentos On-line (RCTO), serviço do Colégio Notarial do Brasil.
• Último endereço e, se aplicável, comprovante de domicílio, para fins fiscais e de competência do imposto.

Documentos dos herdeiros e do cônjuge ou companheiro

1. Documento oficial de identidade e CPF de cada herdeiro.
2. Certidão de nascimento ou de casamento atualizada de cada um (a certidão de casamento mostra o regime de bens, importante para identificar meação de herdeiros casados em alguns casos de partilha).
3. Comprovante de endereço.
4. Profissão e estado civil informados com clareza, pois constam da escritura.
5. Se for herdeiro representado: procuração pública ou conforme exigência do cartório.
6. Se for filho de herdeiro já falecido (herdeiro por representação), certidões de óbito e de nascimento que comprovem a linha de sucessão.
7. Do cônjuge ou companheiro sobrevivente, comprovação da relação: certidão de casamento ou escritura/declaração de união estável.

Documentos dos imóveis

Se o imóvel não tiver matrícula (por exemplo, posse ou escritura antiga sem registro), peça orientação ao advogado, pois a partilha pode exigir regularização prévia.

Documentos de veículos, contas e outros bens

• Veículos: CRLV ou CRV, comprovante de IPVA e de multas, e consulta de restrições. A transferência para os herdeiros será feita no Detran.
• Contas e aplicações: extratos com saldo na data do óbito e informe de rendimentos do ano anterior. Também vale pedir ao banco o informe de saldos na data do falecimento.
• Previdência privada e seguros de vida: em geral, seguem regras próprias e, em muitos casos, são pagos diretamente aos beneficiários indicados, fora do inventário. Confira a apólice e as regras do plano.
• Participações em empresas: contrato social, últimas alterações e balanço. Quotas entram na partilha e exigem alteração na Junta Comercial.
• Valores a receber: consulta ao sistema Valores a Receber do Banco Central, que informa valores esquecidos em instituições, conforme as regras do serviço.
• FGTS e PIS: valores pequenos podem ser levantados por alvará e pelas regras da Lei nº 6.858/1980, fora do inventário, em muitos casos.

Documentos fiscais e outros

• Declaração do ITCMD feita no portal da Secretaria da Fazenda do estado e comprovante de pagamento (ou de isenção).
• Declaração de Imposto de Renda do falecido e, quando exigida, a declaração final de espólio, conforme as regras da Receita Federal.
• Certidões negativas do falecido, quando pedidas pelo tabelionato: tributos federais, estaduais e municipais, trabalhistas, e consulta à Central Nacional de Indisponibilidade de Bens (CNIB), que o próprio tabelião costuma fazer.
• Comprovante de dívidas pendentes, para relacionar na partilha.

Como o tabelião usa os documentos

O tabelião qualifica as partes, confere se os bens estão livres de restrições e verifica se o ITCMD foi pago antes de lavrar a escritura. Em operações imobiliárias, ele também informa à Receita Federal por meio da Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI). Se algum documento estiver incompleto, o tabelião emite uma exigência por escrito, e o processo fica parado até que seja atendida. Para evitá-las:

1. Peça a minuta de documentos ao cartório antes de pedir certidões.
2. Confira nomes e CPF em todos os documentos, pois divergências de grafia são causa comum de exigência.
3. Peça certidões o mais perto possível da escritura, para que não vençam.
4. Guarde uma pasta digital com tudo escaneado, para facilitar o envio por e-Notariado.

Exemplo ilustrativo de organização

Para uma família com um apartamento, um carro e duas contas: 1 certidão de óbito, 4 conjuntos de documentos pessoais, 1 matrícula atualizada, 1 certidão negativa de IPTU, 1 CRLV, 2 extratos de saldo na data do óbito, 1 certidão do RCTO e 1 comprovante do ITCMD. Eis um total de cerca de 12 itens, um número que ajuda a visualizar a tarefa, e não uma regra.

Perguntas frequentes

Posso começar sem todos os documentos?

Pode começar a reunir, mas a escritura só é lavrada com o conjunto completo exigido pelo tabelionato. Peça a lista de exigências no primeiro contato.

Documentos digitais valem?

Muitos documentos podem ser enviados digitalmente pelo e-Notariado, com validação pelo tabelionato. Certidões eletrônicas emitidas por cartórios têm validade quando conferidas pelo código. Confirme com o cartório escolhido.

Preciso de certidão de nascimento dos herdeiros se tenho certidão de casamento?

Em geral, a certidão de casamento atualizada basta para o herdeiro casado, mas o tabelião pode pedir a de nascimento para comprovar o parentesco com o falecido.

O que fazer se um documento estiver com nome errado?

Peça retificação administrativa no cartório de origem antes da escritura. Se não for possível, o advogado avalia as alternativas.

Fontes oficiais

• Colégio Notarial do Brasil e e-Notariado — RCTO, CENSEC e atos notariais online.
• Receita Federal — declaração de espólio e CPF.
• Banco Central do Brasil — Valores a Receber.
• Conselho Nacional de Justiça (CNJ) — normas sobre o inventário em cartório.